Bagaimana Memanfaatkan Waktu dengan Bijak?

Mengapa sebuah proyek terlambat diselesaikan? Mengapai target tidak tercapai? Mengapa deadline tak terkejar? Semua ini tidak terjadi begitu saja, atau secara tiba-tiba, tetapi akibat tumpukan waktu yang tidak dikelola dengan bijak. Lalu mengapa kita perlu mengelola waktu dengan bijak? Bagaimana cara mengelola waktu dengan bijak? Dapatkan jawabannya dengan menyimak yang berikut.

Mengapa Perlu Memanfaatkan Waktu?

Banyak alasan yang perlu dipertimbangkan untuk memanfaatkan waktu dengan bijak.

#1 Waktu adalah Uang

Karena terlambat datang ke sebuah wawancara, Nani kehilangan pekerjaan yang potensial memberikannya penghasilan 30% di atas penghasilannya sekarang. Karena tidak dapat memenuhi waktu penyelesaian sebuah proyek yang telah disetujui bersama dengan pihak pemberi proyek, perusahaan Pak Budi didenda US$ 5,000 setiap harinya. Kebiasaan Maya yang sering terlambat dalam banyak hal (datang terlambat, menyerahkan tugas dan laporan juga terlambat), Maya kehilangan kesempatan untuk mendapat promosi dengan tanggung jawab yang lebih besar serta gaji dan tunjangan jabatan yang lebih besar pula. Seandainya saja mereka bisa mengelola waktu dengan lebih bijak, maka pasti banyak kesempatan emas yang bisa mereka raih. Bagaimana dengan Anda?

#2 Waktu Tak akan Kembali

Berikut adalah sebuah ilustrasi menarik, diterima penulis dalam sebuah email. Coba bayangkan Anda setiap hari menerima uang sebesar US$ 86.400 di rekening bank Anda yang bisa Anda tarik sebagian, atau semuanya. Syaratnya hanya satu: jika uang ini tidak Anda manfaatkan pada hari yang sama, uang itu akan hangus, namun keesokan harinya Anda akan menerima sejumlah yang sama. Begitu seterusnya. Nah, apa yang akan Anda lakukan dengan uang sebesar US$ 86.400 setiap harinya? Apakah Anda akan memanfaatkan sebagian saja atau seluruhnya? Tanpa harus berpikir lama, kemungkinan besar Anda akan menjawab bahwa Anda akan memanfaatkan seluruhnya, karena jika tidak, uang ini akan hangus. Nah, ternyata sifat hangus ini juga berlaku bagi waktu. Waktu yang kita terima adalah anugerah yang nilainya lebih besar dari uang. Anugerah ini tidak bisa disimpan dan akan hangus jika kita tidak memanfaatkannya dengan baik. Waktu yang telah lalu, tak akan kembali. Lalu, apa keputusan Anda?

Bagaimana Memanfaatkan Waktu?

Mungkin sekarang Anda sudah bisa diyakinkan bahwa waktu perlu dikelola dengan bijak. Tetapi, bagaimana caranya? Anda bisa belajar dari beberapa pelaku bisnis berikut yang telah berhasil mengelola waktu mereka dengan bijak.

#1 Fokus pada Kekuatan

Lucio A Noto, mantan CEO Mobil, salah satu perusahaan minyak terbesar dunia, menerapkan strategi untuk fokus pada kekuatan. “Do what you do best, let others take care of the rest,” demikian motto sang CEO. Menurut Lucio, dengan cara ini banyak waktu yang dapat dihemat dan dialokasikan untuk melakukan hal-hal yang lebih penting atau lebih memiliki nilai tambah bagi usaha yang ditekuni. Misalnya, untuk tampil unggul, Mobil, yang memiliki kekuatan di industri perminyakan, memfokuskan seluruh waktu, energi, dan sumber daya untuk membangun kekuatannya tersebut, sedangkan bidang-bidang lain yang bukan merupakan kekuatan dipangkas dan bidang yang sifatnya menunjang diserahkan pada pihak lain untuk mengelolanya. Hasilnya, Mobil mampu memfokuskan strateginya untuk mempertahankan keunggulannya dan berhasil meningkatkan pendapatan bersihnya secara signifikan dari US$ 3 miliar menjadi US$ 12 miliar menjelang abad ke-21.

#2 Buat Daftar

Sebagai seorang pelaku bisnis yang memiliki dan mengelola berbagai usaha makanan, William E Heinecke, sangat mengandalkan daftar hal-hal yang harus dikerjakan (things to do) dan orang-orang yang harus dihubunginya (people to call). Tiap hari ia membuat daftar Things to do dan People to call. Daftar ini disusun berdasarkan skala kepentingan. Pada akhir hari, beberapa saat sebelum pulang, ia melihat kembali daftar yang dibuatnya tersebut. Di sisa hari ia mencoba menyelesaikan apa yang belum terselesaikan. Dalam perjalanan pulang dari kantor pun ia memanfaatkan waktunya menelepon orang-orang yang belum sempat diteleponnya. Dengan daftar ini, ia merasa lebih memiliki kendali terhadap waktu dan hasil yang diharapkannya.

#3 Ingat Tujuan

Jika Heinecke mengandalkan daftar, lain lagi dengan Bill Gates, Kaisar yang membidani Microsoft. Teknik mengelola waktu dengan bijak yang digunakan oleh Bill Gates adalah mengaitkan waktu dengan Tujuan. Bill Gates membuat daftar tujuan yang akan dicapainya. Tujuan ini dijadikannya acuan ketika memimpin rapat. Jika ada pembicaraan yang melenceng dari tujuan, pembicaraan tersebut bisa dialihkan kembali ke arah yang telah disepakati bersama. Dengan demikian rapat yang mengacu pada tujuan tersebut bisa diadakan dalam waktu yang lebih sedkit dengan hasil yang lebih baik (singkat namun berbobot).

#4 Menyisihkan Waktu Belajar

Jeffrey J Fox, penulis buku How to Become CEO, mengusulkan agar tiap orang secara rutin menyisihkan waktu untuk meningkatkan diri. Waktu yang dipilih bisa berbeda dari satu orang ke orang yang lain. Bagi yang merasa lebih produktif pagi hari, bisa menyisihkan satu jam di pagi hari untuk “belajar”, misalnya, waktu perjalanan dari rumah ke kantor (jika Anda naik kendaraan umum, atau jika Anda dibantu oleh supir pribadi). Sebaliknya, jika waktu produktif Anda adalah malam hari, Anda bisa menyisihkan waktu malam hari Anda untuk “belajar”. Belajar disini tidak harus dilakukan di kelas. Belajar bisa dilakukan dengan berdiskusi dengan orang lain, belajar “di internet”, membaca buku, koran, majalah, ataupun mendengarkan kaset-kaset pengembangan diri. Belajar merupakan upaya “mengisi bensin” bagi pikiran Anda agar Anda bisa terus melaju tanpa hambatan.

#5 Keep It Simple and Sound (KISS)

Ini merupakan strategi yang diterapkan oleh Chuck Knight, CEO Emerson Electric. Menurut Chuck, dengan menerapkan strategi ini, segala sesuatu (termasuk tugas yang rumit sekalipun) pasti bisa diselesaikan dalam waktu yang telah disepakati bersama. Caranya: Buat perencanaan. Dengan membuat rencana, setengah dari sukses sudah bisa diraih. Dalam membuat rencana, kita bisa mengidentifikasi tugas-tugas rumit dan memecahkannya menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana. Dalam perencanaan, kita bisa memperkirakan waktu yang diperlukan, mengantisipasi kesulitan, dan menyiapkan strategi untuk mengatasi kesulitan tersebut sebelum kesulitan tersebut berubah menjadi masalah.

#6 Lihat ke Depan

Seperti seorang kapten kapal yang senantiasa harus melihat ke depan ketika mengemudikan kapalnya, demikian pula dengan seorang pemimpin bisnis. Menurut Bob Eaton dari DaimlerChrysler, seorang pemimpin bisnis harus mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk melihat ke depan (memanfaatkan kekuatan visi), sehingga ia bisa melihat ke arah mana bisnisnya akan melaju. Dengan demikian akan lebih mudah baginya untuk memberikan inspirasi kepada anak buah untuk mendayung ke arah yang sama. Dengan melihat ke depan ia juga bisa melihat batu-batu halangan yang menghadang di perjalanan menuju masa depan, sehingga ia dapat mengambil keputusan untuk memutar kemudi guna menghindari penghalang tersebut.

Pemanfaatan waktu pada dasarnya adalah sebuah kebiasaan. Upaya mengelola waktu dengan bijak merupakan upaya membangun kebiasaan untuk memanfaatkan waktu dengan bijak. Kuncinya adalah disipilin diri. Sebagai tahap awal, coba tuliskan dari jam ke jam apa saja yang biasa Anda lakukan, lalu identifikasi “kebocoran” waktu yang terjadi. Dari sini Anda bisa memulai dan memilih strategi pengelolaan waktu yang paling tepat untuk kondisi Anda. Nah, bagaimana?